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Article 1. Objet
1.1. Contexte
Le Service Commun de la Documentation (SCD) de l’Université polytechnique Hauts-de-France organise une grande enquête de satisfaction à destination des publics de la communauté universitaire, étudiants et personnels et extérieurs à celle-ci. L’objectif est de mesurer la satisfaction des usagers du réseau des bibliothèques universitaires par rapport à l’accueil, aux services, à l’offre documentaire et aux espaces. Un échantillon représentatif équivalent à au moins 10 % de la population étudiante est visé par l’enquête pour une analyse optimale des résultats.
La phase initiale de l’enquête se tiendra du 1er mars au 30 avril 2023 et pourra être prolongée jusqu’au 21 juillet 2023. L’enquête sera proposée en version imprimée et numérique. Il s’agit d’un formulaire comprenant 44 items, imprimables sur 4 pages. Chaque répondant ne peut participer qu’une seule fois à l’enquête.
1.2. Conditions d’accessibilité
Version imprimée
L’enquête est diffusée par le personnel du SCD durant les heures d’ouverture des bibliothèques universitaires selon la période fixée dans le paragraphe 1.1.
L’enquête donnera lieu à une série de tirages au sort organisés selon l’article 3. Pour y participer, les répondants doivent avoir :
- complété le questionnaire dans son intégralité ;
- inscrit leurs coordonnées dont leur adresse mél sur le coupon de participation prévu à cet effet ;
- déposé le coupon dûment complété dans l’urne dédiée.
Version numérique
L’enquête est ouverte tous les jours sur le site dédié (lien vers adresse URL de l’enquête) durant la période fixée dans le paragraphe 1.1. L’enquête en ligne ne donnera lieu qu’à un seul tirage au sort organisé selon l’article 3. Pour y participer, les répondants doivent avoir :
- complété le questionnaire dans son intégralité ;
- inscrit leur adresse mél dans la case réservée à cet effet.
Acceptation du règlement
La participation au tirage au sort implique l’acceptation sans réserve du présent règlement.
Article 2. Modalités de participation
2.1 Qui peut participer ?
L’ensemble des personnes ayant répondu intégralement à l’enquête, excepté les personnels du Service Commun de Documentation de l’Université Polytechnique Hauts-de-France, peut participer aux tirages au sort. Une seule participation par personne est autorisée.
2.2 Inscription au tirage au sort
L’inscription ne nécessite aucune formalité particulière. Elle repose uniquement sur le remplissage intégral de l’enquête et, pour la version imprimée, au dépôt du coupon réponse dans l’urne dédiée, ou, pour la version numérique, à la saisie d’une adresse mél électronique valide. Dès ces conditions remplies, la participation est actée.
Les participants à l’enquête n’ont aucune obligation de participer aux tirages au sort.
Article 3. Le tirage au sort
60 participants seront tirés au sort selon l’organisation suivante :
Version imprimée
Les tirages au sort auront lieu dans l’espace dédié au sein de chaque bibliothèque à fréquence régulière :
- hebdomadaire pour les sites des bibliothèques du Mont Houy et des Tertiales ;
- bimensuelle pour les sites des bibliothèques de Cambrai et de Maubeuge.
Version numérique
Le tirage au sort pour le questionnaire en ligne n’a lieu qu’une seule fois, lors de la clôture de l’enquête, dans un délai d’une semaine. Les adresses électroniques sont tirées au sort automatiquement et éditées dans un fichier à part.
Communication à destination des gagnants
Pour chaque tirage au sort, les gagnants sont avertis par courriel à l’adresse mél indiquée par le répondant soit sur le coupon imprimé soit sur le formulaire électronique.
Article 4. Détermination des gagnants
La qualité de gagnant est subordonnée à la validité de la participation du répondant. Chaque tirage au sort donne lieu à la vérification de la complétude du formulaire et à la validité de l’adresse mél électronique. Les gagnants sont contactés une première fois par mél, auquel ils doivent répondre dans un délai de deux semaines. Cette première étape permet de vérifier la validité de l’adresse électronique fournie. Les personnes ne répondant pas au courriel dans le délai précisé perdent leur droit de gagnant au tirage au sort, et ne figureront pas sur la liste d’attribution des lots.
Article 5. Attribution des lots
5.1 La liste des lots comprend deux ensembles
- Ensemble 1 : lots offerts suite aux tirages au sort réalisés à partir des coupons imprimés ;
- Ensemble 2 : lots finaux suite au tirage au sort des formulaires saisis en ligne.
5.2 L’attribution des lots est réalisée de la manière suivante :
La distribution des lots de l’ensemble 1 aura lieu durant la période fixée dans le paragraphe 1.1.
La distribution des lots de l’ensemble 2 aura lieu à l’issue de la clôture de l’enquête, dans un délai d’une semaine.
5.3 Retrait des lots
Les lots sont à retirer au plus tard le 15 septembre 2023 dans l’une des quatre bibliothèques universitaires.
Article 6. Limitation de responsabilité
Le Service Commun de la Documentation de l’Université Polytechnique Hauts-de-France ne pourrait être tenu responsable pour toute défaillance d’acheminement des courriels ou d’erreur d’inscription de l’adresse électronique dans le questionnaire de l’enquête, ni d’anomalie quelle qu’en soit la raison (virus, panne, bug informatique, perte de données, etc.). De même, il ne peut être tenu responsable pour toute défaillance matérielle ou logicielle intervenant lors de la participation à l’enquête ou au tirage au sort. Il appartient à tous les participants de prendre les mesures appropriées, de façon à protéger ses données et ses logiciels et matériels. La connexion de toute personne à la page de l’enquête en ligne se fait sous son entière responsabilité.
Article 7. Données à caractère personnel
L’enquête étant anonyme, aucune donnée personnelle n’est enregistrée sur le formulaire de réponses. Les adresses mél électroniques sont enregistrées dans un fichier à part de l’enquête, et ne sont pas liées à des données personnelles. Les coupons imprimés déposés dans les urnes dédiées aux tirages au sort sont détruits dès la clôture de l’enquête.
Article 8. Unicité de l’enquête - Lois applicables
Le présent règlement est régi par la loi française. La partie "Tirage au sort" du questionnaire en ligne a fait l'objet d'une inscription au registre informatique et liberté de l’Université Polytechnique Hauts-de-France.
Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 Janvier 1978 modifiée en 2004, toute personne dispose d'un droit d’accès, de rectification et de suppression des données à caractère personnel la concernant. Pour toute réclamation, vous pouvez adresser un mail au délégué à la protection des données de l’établissement à l’adresse suivante : Guy.Bisiaux@uphf.fr.
Article 9. Dépôt et consultation du règlement
Le règlement sera consultable en version imprimée au sein de chaque bibliothèque universitaire. Il sera également disponible en version numérique et accessible depuis le site internet de la bibliothèque universitaire : bu.uphf.fr.
Le règlement sera également adressé par courriel, à titre gratuit, à toute personne, sur simple demande adressée à bu@uphf.fr.
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Règlement établi en février 2023.